Nessuno è troppo impegnato, è solo una questione di priorità.
Chiudevo il post del 28 luglio 2014 – Il tempo molle – con la frase di Lichtenberg:
Gli uomini che non hanno mai tempo sono quelli che fanno pochissimo.
Rimando gli amici/lettori a quel lontano scritto per una riflessione sul ritmo e sul tempo: il tempo “molle” è l’incapacità di usare bene il proprio tempo e quello degli altri.
Frenesia e immobilismo sono i modi con cui la “mollezza” nella gestione del tempo, si manifesta.
Sarò antico, ma tutta questa attenzione ai meeting programmati, alle riunioni continue e agli appuntamenti attentamente schedulati su Outlook, mi preoccupa e un po’ mi stupisce. Sono tutti perennemente occupati e impegnati in affari dalla rilevanza strategica e fondamentali per la sopravvivenza del globo e dell’azienda.
Così il manager dall’agenda fitta, fitta, vive nell’illusione di un efficientismo calcolato e dove ogni momento del suo tempo prezioso è attentamente programmato.
Egli agisce con una scelta di tempi e orari che solo il famoso treno giapponese, la rete ferroviaria ad alta velocità Shinkansen con i treni-proiettile, può tentare di emulare: primo appuntamento alle 10.31, meeting alle 11.42, phone call alle 12.33, e così via. Con una scelta di precisione apparentemente “giapponese”…
E “accettare un meeting” diventa una priorità, un indicatore di quanto uno senta l’azienda, dimostrazione di disponibilità e contribuisce a cementare l’immagine del manager efficiente e sempre pronto (sig!).
Sarà vero?
Agende e schedulazioni teoricamente organizzatissime in un oceano di problemi mai risolti, di processi difettosi o nel migliore dei casi obsoleti, di disaffezione da parte dei collaboratori, ma con la goduria pazzesca dell’ultimo robot installato o del display che ammicca rilevando un’efficienza puntuale (fasulla!) e nell’intima soddisfazione di aver fatto del proprio meglio per sfruttare Industry 4.0, secondo l’ultima moda, tanto per essere in linea con i tempi e sfruttare il super ammortamento.
Ecco così costruita l’azienda innovativa, iper-tecnologica gestita dal manager super efficiente.
Se non ci fosse da piangere … ci sarebbe da ridere.
Vizi e virtù dei tempi in cui viviamo.
E’ molto radicata la convinzione che l’automazione equivalga a efficienza e che il tutto si traduca in vantaggio sui competitors: meno persone da gestire, costi più bassi, ripetibilità dei processi, annullamento di tutte le difficoltà legate alla gestione delle persone, etc.
Tutto molto in linea con i dettami dell’economia classica, altro che rivoluzione!
Tutto bello, finto e in realtà inutile!
La tecnologia in se non è un vantaggio strategico ma solo un acceleratore.
Ma questa è tutta un’altra storia. Ne ho scritto qualche tempo fa in Industry 5.0 e oltre … (9 ottobre 2016) dove rilevavo come tutta questa enfasi sulla “rivoluzione” sia un po’ pasticciata (per usare un eufemismo).
Come la moda, anche il mondo del business vive di trend che vanno e vengono, di guru che lasciano il loro messaggio evangelico per poi sparire nel nulla e dove tutto prosegue come sempre.
Almeno così succede in sistemi congelati come l’Italia.
Speriamo, un giorno, di “sbrinarci” e di ritornare a vivere e a lavorare come si dovrebbe e si potrebbe.
Intanto il mercato e aziende davvero innovative cambiano il mondo e adottano nuovi paradigmi di gestione che scopriremo tra qualche tempo e che cercheremo invano di emulare, fedeli al motto “una best practice per tutti non si nega a nessuno”!
Torniamo al nostro manager che ha fatto della gestione del tempo la sua nuova religione e il suo criterio di autovalutazione.
Una giornata sistematicamente piena, con le debite eccezioni, non è indice di efficienza.
Mi spiace sfatare un mito costruito con tanto impegno e attenzione.
Tralasciando il caso, non troppo accademico per altro, dell’agenda saturata per motivi di falso efficientismo (carriera, politica interna, etc.) analizziamo quali sono le cause della cronica mancanza di tempo.
Così un’agenda piena potrebbe essere un segnale di problemi sottostanti più seri: incapacità nel delegare; mancanza di fiducia nei collaboratori; confusione del livello di “urgenza” con quello di “importanza”; processi e sistemi deboli che generano continuamente problemi che nessuno è in grado di risolvere (mancanza di competenze e di sviluppo dei collaboratori, oppure processi difettosi o obsoleti); forte impegno personale “forzature” per risolvere errori o instabilità nei processi (qualità).
Una difficoltà più grave è la mancanza di allineamento tra priorità, obiettivi e azioni di funzioni diverse che creano situazioni interne di conflitto che richiedono una costante attenzione da parte del manager.
Vi è anche un problema più sottile.
Si dice, infatti, che l’agenda del manager (o dell’imprenditore) dimostra le sue vere priorità.
Se certi argomenti non sono previsti dall’agenda del nostro numero uno, ne consegue che non sono prioritari e cioè non sono importanti per l’azienda.
E se le priorità, a questo livello, sono sbagliate, il rischio è un disastro di proporzioni enormi.
Nei momenti di massimo impegno e intensità, la giusta scelta delle priorità ha una valenza strategica.
Ne il Tempo molle e il giusto ritmo segnalavo anche altre ragioni a supporto di questa tesi e cioè che un’agenda fitta non è indice di efficienza.
E’ indispensabile avere, invece, il giusto ritmo.
Ritmo: il manager che agisce secondo il proprio ritmo, invece, ha chiare le priorità, ha identificato le criticità da superare per raggiungere gli obiettivi, sa cosa è importante fare, cosa è secondario, cosa invece non è importante e può aspettare.
Egli alterna, con un ritmo suo personale, riflessione, pensiero e azione, dedica una parte del suo tempo allo sviluppo e apprendimento personale e dei propri collaboratori.
E’ consapevole che la velocità del business e dei cambiamenti in questi tempi perturbati, richiede una velocità superiore di apprendimento e di capacità di implementare quanto imparato e sa che deve “pensare e agire diverso” e che questo richiede creatività.
Il processo creativo richiede di immergersi nel problema, di cercare connessioni nuove, generare idee e di lasciarle sedimentare affinché quella giusta possa emergere e questo processo ha un ritmo e un tempo propri.
Il manager che agisce secondo il proprio ritmo è consapevole che al pensiero deve seguire l’azione e che all’azione deve seguire la riflessione, così l’esperienza fatta si può tradurre in nuova conoscenza in un processo virtuoso di sviluppo ed evoluzione. Egli in altre parole procede con armonia. (Il tempo molle e il giusto ritmo)
La dimensione temporale gioca un ruolo determinante e cruciale, adesso e anche in futuro, e va quindi affrontata con l’attenzione che la sua importanza richiede.
Quante cose si possono fare in 1 secondo e 92 centesimi? Ben poche, eppure è questo il tempo che la Williams ha impiegato per cambiare i pneumatici sulla monoposto di Felipe Massa nel corso del Gran Premio d’Europa a Baku.
(…) Il record assoluto ufficiale appartiene alla Red Bull che nel corso del Gran Premio degli Stati Uniti del 2013 sostituì i pneumatici sulla monoposto di Mark Webber in 1 secondo e 923 centesimi.
Quello ufficioso (ma non riconosciuto dalla FIA) apparterebbe invece alla Ferrari, secondo le cui rilevazioni avrebbero effettuato un pit stop in 1 secondo e 85 centesimi nel corso del Gran Premio del Giappone 2015. (La Williams eguaglia il record del pit-stop più veloce. FormulaPassion.it 20/6/2016)
Per fare un pit-stop in meno di due secondi è necessario un processo testato, ripetibile e ben progettato, un team perfettamente addestrato e molto competente, che si allena assiduamente.
Per diventare così veloci bisogna dedicare, o meglio investire, tempo.
Una grande lezione per chi vuole velocità e tempi ridotti in un business che viaggia alla velocità di Internet.
Il contrario di quello che normalmente si fa.
Dimenticare e accantonare il falso mito dell’efficientismo a tutti i costi e abbandonare l’idea del one-man-show sono una direzione che non tutti possono percorrere, ma il risultato può essere incredibile.
Ero così veloce che potevo alzarmi dal letto, attraversare la stanza, girare l’interruttore e tornare a letto prima che la luce fosse spenta. (Muhammad Alì)
Caro amico/lettore forse potrebbe essere una buona idea spegnere Outlook e lavorare seriamente per diventare davvero efficiente.
E se la tua agenda è sempre fitta, allora hai un problema.
Non importa quanto la tua agenda sia piena ma contano le tue vere priorità.
E’ su quelle, che bisogna lavorare con impegno e con la massima attenzione.
Per essere veloci, a volte, la cosa saggia è andare piano…
Design a better world …
Buona settimana
Massimo
